Församlingsrådets möten  under våren 2023

12.1
2.3
27.4
25.5

De paragrafer som gås igenom vid varje möte, dvs. öppnande och avslutande av möten samt konstaterande av mötets lagenligt, godkännande av föredragningslista och val av protokolljusterare tas inte med här.

BESLUT FRÅN MÖTET 27.4

§ 33 Budgetjämförelse januari-mars 2023
En dryg fjärdedel av året har gått och variationerna i budgetutfallet beror på att en del verksamheter (ex. skribaläger) ännu inte hållits och därför har ingenting använts. El del kostnadsställen har använts till 100 % och det beror på att en del understöd och avgifter betalas i början av året. Ekonomichefen hade meddelat att såhär långt följer skatteintäkterna det budgeterade. 
Församlingsrådet antecknade budgetjämförelsen till kännedom.

§ 34  Medarbetarnas semestrar sommaren 2023
Medarbetarna har inlämnat önskemål om semestrar under sommarperioden. Semestrarna godkänns som kyrkoherdens tjänstemannabeslut. Domkapitlet fastställer kyrkoherdens semester.
Församlingsrådet tog del av semesterlistan.

§ 35 Anmälningsärenden
Tjänstemannabeslut
1. Överenskommelse med sångare angående hyra för konsertutrymme. En del sångare betalar sin hyra genom att uppträda vid någon tilställning som ordnas av församlingen.
2. Vikarierande kyrkoherde 14-17.4.2023
3. Vikarierande kyrkoherde 1-12.2.2023
4. Borgå stift fyller 100 år i år och församlingen deltar i Tabula gratulatoria med 150 € enligt Församlingsförbundets anmodan.
5. Församlingsförbundet anordnar ett Förtroendeforum för de förtroendevalda den 6.5. Praxis är att församlingen betalar deltagaravgiften om 75 € för de personer som deltar.
Församlingsrådet antecknade tjänstemannabesluten till kännedom.

§ 36 Övriga ärenden
a. Jubileumsfest och stiftsdagar 27-29.10
Eftersom tillräcklig information inte fanns tillgänglig gjordes inget beslut om deltagande i det här skedet. Ärendet tas upp till behandling på nytt.
b. Retreat på Snoan
Församlingen har möjlighet att för 690 € boka en så kallad halv retreat för en helg vilket innebär 6 deltagarplatser. Församlingens kyrkoherde står till förfogande som retreatledare. 
Församlingsrådet beslöt att församlingen bokar en halv retreat för ett veckoslut under inkommande höst.
c. Missionsdag i Karis 27 maj
Britta Idman påminde om missionsdagen i Karis och att man skall anmäla sig senast 15.5.
d. MobilePay klart att tas i bruk för kollektinsamling
Äntligen är MobilePay systemet klart att tas i bruk i församlingen. Det här gäller enbart inbetalningar till kollekter som sker i våra kyrkorum.

BESLUT FRÅN MÖTET 2.3

§ 21  Bokslutet och verksamhetsberättelsen för år 2022
Bokslutet visade ett plusresultat om 45 901,20 €. Både bokslutet och verksamhetsberättelsen godkändes.

§ 22 Uppföljning av strategimötet
Församlingsrådet och de anställda hade ett strategimöte den 15.2.2022 och nu beslöts att hålla ett uppföljande möte den 27.4.2023. Arbetsgrupperna får fortsätta med att öppna ytterligare dörrar och definiera de strategiska målsättningarna i sektorerna för framtiden i Hangö svenska församling.

§ 23 Stiftets representant i Finska Missionssällskapet
Hangö svenska församling understöder nomineringen av Pia Kummel-Myrskog som kandidat till Finska Missionssällskapets styrelse.

§ 24  Kollektlista för april-maj
Kollektlistan för april-maj 2023 godkändes enligt kyrkoherdens förslag.

§ 25  ANMÄLNINGSÄRENDEN

         a) Aurorahemmet
              Stiftelsen för Aurorahemmet har nu officiellt upplösts och avregistrerats. I och med detta beslut finns inte heller längre någon styrelse för denna siftelse. Ärendet antecknades till kännedom.
         b) Kyrkoherdens fridagsplan
              Kyrkoherdens fridagsplan för februari till april antecknades till kännedom.
         c)  Församlingens nya avtal med Finska Missionssällskapet
              Församlingsrådet godkände vid sitt förra mötet att församlingen framöver årligen understöder två objekt med vardera 4.000 € per år. Stödet till barnens skolgång i Syrien fortsätter och det nya projektet är stöd till Bättre tillgång till mat och vatten i Bolivia. Antecknades att avtalet med Finska Missionssällskapet nu är undertecknat.
              
 

BESLUT FRÅN MÖTET 12.1

§ 4 Val av sekreterare
Församlingssekreterare Birgit Isaksson valdes till församlingsrådets sekreterare för perioden 2023-2026.

§ 7  Suppleanternas närvarorätt vid församlingsrådets möten
Suppleanterna kallas till mötena och har närvarorätt och rätt att uttala sig.

§ 8 Val av viceordförande
Gunnel M. helander valdes till viceordförande för åren 2023-2024.

§ 9 Kallelsen till sammanträde
Möteskallelsen och föredragningslistan med bilagor sänds som e-post.

§ 10 Val av barnombud
Lenita Söderblom (anställd som församlingens barnledare), Lars Ekebom och Karin Ingberg-Wiberg valdes för perioden 2023-2026.

§ 11 Uppdatering av församlingens avtal med Finska Missionssällskapet
Församlingens projekt med utbildning bland barn och unga i Syrien forsätter. Eftersom understödsprojektet till Nepal upphör har Finska Missionssällskapet gett några andra alternativ. Församlingsrådet beslöt efter omröstning att man nu går in för att stöda ett projekt som ger bättre tillgång på mat och vatten i Bolivia.

§ 12 Datum för vårens möten
Följande datum slogs fast: 2.3, 27.4, 25.5.

§ 13 Övriga ärenden
Inga övriga ärenden fanns.

§ 14 Anmälningsärenden
- Preliminär statistik över medlemsförändringar under fjolåret
enligt de preliminära siffrorna minskade församlingens medlemsantal med 103 personer under år 2022.

- Medarbetarnytt
under slutet av fjolåret anställdes både kyrkoherden och kantorn som ordinarie tjänstetagare fr.o.m. 1.1.2023.

- Församlingskvällar
Under våren kommer Torsten Sandell och berättar om sin tid i Istanbul. Det blir också en kväll med info om insamlingen Gemensamt Ansvar och en sångkväll med anledning av stiftets 100-års jubileum.

- Samtal i Kryptan
Kyrkoherden kommer en gång/månad, sammanlag 3 gånger att ordna samtal utgående från den bok biskop Bo-Göran Åstrand nylien utgivit,

- Gideoniterna deltar i en högmässa under våren

- Pilgrimsvandring blir det torsdagen den 11 maj, den här gången ut till Tulludden.

- Aurorahemmet är nu ett avslutat kapitel för församlingens del. Stiftelsen är avvecklad och alla räkningar betalda.

- MobilePay har också blivit en lång process, men nu kommer avtalet att kunna skrivas när också de nya förtroendeorganen är valda.

- Visma, det elektroniska systemet för hantering av bl.a underskrifter av dokument och protokoll tas nu ibruk i församlingen.

- Välsignelse av de nya förtroendevalda kommer att ske söndagen den 22.1 i samband med högmässan.

- Kyrkvärdar, listan över de som frivilligt ställer upp som kyrkvärdar är under uppdatering. Nu när det finns nya förtroendevalda är det ett bra läge för uppdateringen.

- Arvoden för förtroendevalda. Kyrkans servicecentral som handhar församlingens utbetalning har infört ett nytt system där de förtroendevalda själva skall inlämna sina personuppgifter för att arvodena skall kunna utbetalas.

- Kyrkpressen. Det förra församlingsrådet beslöt att de förtroendevalda och församlingens anställda skall börja få Kyrkpressen gratis. Prenumerationslistan till Kyrkpressen har uppdaterats.

Alla anmälningsärenden antecknades till kännedom.